En ferieoversikt for en liten bedrift

De fire tingene som må stemme

Strip bort kategorien, og en liten bedrift trenger fire ting — og bare fire.

Alle kan se den samme årsoversikten. Ikke en liste over forespørsler — et skjema med alle oppført, slik at en kollisjon blir synlig før den bookes, ikke etterpå. Dette er det regnearket feiler på, fordi regnearket ligger på én bærbar PC.

En saldo som er riktig uten å måtte vedlikeholdes. Opptjent ferie, minus det som er godkjent, uten at helger og offentlige fridager noensinne telles med. Hvis noen må trekke fra noe for hånd, vil det være feil innen mars.

En godkjenning som tar ett klikk. Godkjenneren trenger kostnaden, gjenværende saldo, og hvem andre som har fri de dagene, på ett sted — og så én knapp. Alt som tar lenger tid blir gjort dårlig eller for sent.

En vei ut. CSV inn, CSV ut, og en kalenderfil. Hvis verktøyet legges ned eller dobler prisen, må ferieåret kunne følge med deg ut.

Hva du blir solgt i stedet

Ferieverktøy i dette markedet har en sterk tendens til å bli HR-pakker, fordi det er der prisen per bruker kan øke. Funksjonslisten vokser: sykmeldingsdokumentasjon, tilbake-til-jobb-skjemaer, fraværsscoring, avspaseringsmotorer, medarbeidersamtaler, innføringssjekklister, et organisasjonskart.

En bedrift med femten ansatte ville nesten aldri ha noe av dette. Den ville vite hvem som har fri i august. Pakken er heller ikke gratis — den kommer som en pris per ansatt, som betyr at det å ansette noen gjør ferieverktøyet ditt dyrere, noe som er en merkelig ting for et verktøy å gjøre.

Det ærlige spørsmålet å stille om ethvert alternativ er: hva er den minste versjonen av dette som faktisk ville løst problemet? Hvis svaret er «en oversikt alle kan se», er det å kjøpe en hel plattform en dyr måte å få akkurat det på.

Per ansatt, eller per bedrift

Dette er det eneste prisspørsmålet som betyr noe på denne størrelsen, og det er verdt å være rett på sak om.

En pris per bruker er laget for et selskap som skal vokse mye, solgt til et selskap som ikke skal det. Med femten ansatte er noen få pund eller kroner per hode i måneden en reell post i regnskapet for en kalendermåned. Det straffer også stille og rolig akkurat det du ønsker — å legge til lørdagsvikaren i oversikten koster penger, så vedkommende holdes utenfor, og oversikten blir feil.

Prising per selskap har motsatt effekt. Alle blir lagt inn, også de som bare jobber torsdager, fordi det er gratis å legge dem til. Oversikten blir komplett, som er hele poenget med den.

Hva lovens minimum gir deg som utgangspunkt

De fleste små selskaper starter feriekvotene sine fra lovens minimum i landet de ansetter folk i, og justerer oppover per kontrakt. Minimumsnivåene i Storbritannia, Irland, Norge, Tyskland, Australia, New Zealand og USA er mer forskjellige enn folk forventer.

I Storbritannia gir Working Time Regulations 1998 et minimum på 5,6 uker — 28 dager for en fem-dagers uke — og dette minimumet er begrenset oppad til 28 dager. Avgjørende er at en arbeidsgiver kan telle offentlige fridager (bank holidays) med i dette tallet i stedet for i tillegg, noe som er grunnen til at «20 dager pluss bank holidays» og «28 dager inkludert» begge er vanlige og betyr nesten det samme.

I EU setter arbeidstidsdirektivet (2003/88/EF, artikkel 7) fire uker som minimum, og medlemslandene bygger videre på dette: Irland gir fire uker under Organisation of Working Time Act 1997, med ti offentlige fridager i tillegg; Tysklands Bundesurlaubsgesetz fastsetter 24 Werktage, som er 20 arbeidsdager i en fem-dagers uke; Norges Ferieloven gir 25 virkedager, som er 21 arbeidsdager i en fem-dagers uke, selv om de fleste norske kontrakter gir fem fulle uker. Australia og New Zealand gir begge fire uker. USA har ingen føderal minstegrense i det hele tatt.

Dette er hva de nevnte lovene faktisk sier, i de nevnte landene. Det er ikke råd om dine egne kontrakter. Start fra minimumet for ditt eget land, og legg deretter inn det som faktisk ble lovet hver enkelt person.

Prøv det uten å forplikte deg til noe

Leavebooks forside er selve sporingsverktøyet, ikke en omvisning i det. Den åpner med et eksempelteam slik at det er noe å vise på oversikten; fjern det, legg inn dine egne ansatte, eller importer regnearket du allerede bruker, som en CSV-fil med navn og kvoter.

Den fyller automatisk inn offentlige fridager for landet ditt fra Nager.Date, inkludert de fire ulike settene med britiske bank holidays, slik at ingen bruker en dag av kvoten sin på Boxing Day. Den trekker kun en dag fra noen når det faktisk er en dag vedkommende skulle jobbet, slik at deltidsuker blir riktig regnet ut av seg selv. Og den viser godkjenneren kostnaden, gjenværende saldo og hvem andre som allerede har fri, før en beslutning tas.

Ingenting av dette krever en konto, og ingenting forlater nettleseren. Det betalte abonnementet legger til det en nettleserfane ikke kan gjøre: den samme oversikten på en adresse teamet kan åpne, invitasjoner via e-postlenke, godkjenn-eller-avslå-lenker rett i godkjennerens innboks, og direkte kalenderstrømmer — for én pris for hele bedriften, uansett hvor mange som blir med.