Regnearket ditt for ferie og feriedager, og når du bør legge det bak deg

Det regnearket faktisk er godt til

Det fortjener æren. Et ark med navn nedover siden og datoer bortover toppen er faktisk et godt design — det er den digitale utgaven av veggplanleggeren, og veggplanleggeren fungerte i tiår.

Det koster ingenting. Det krever ingen beslutning, ingen innkjøp, ingen konto for noen. Det kan formes om på et minutt når virksomheten endrer seg. Og alle kan lese det, noe som er mer enn man kan si om mye programvare.

Problemet ligger aldri i selve rutenettet. Det er alt som må skje rundt det.

De fire stedene det går galt

Bare én person kan se det. Det ligger på en bærbar PC, eller i en mappe noen må få tilsendt en lenke til. Så folk spør i stedet for å sjekke selv, og spørsmålene havner hos den som vedlikeholder arket. Alle som ville sjekket en dato før de søkte om fri, gjør det rett og slett ikke.

Regnestykket sklir ut. Dager må telles for hånd, rundt helger, rundt helligdager, rundt det faktum at én person jobber tre dager i uken. Én feiltelt periode i februar, og alle saldoer etter det blir feil — og ingen merker det før noen får beskjed om at de har to dager igjen når de egentlig har fem.

Ingenting er under behandling. Et ark registrerer beslutninger. En ferie som er bedt om, men ikke godkjent ennå, har ingen plass å høre hjemme, så den lever videre i en e-post, og den andre personen som ber om den samme uken, vet ikke at den første allerede har spurt.

Det forlater aldri arket. Datoene finnes i filen og ingen andre steder, så de er ikke i noens kalender. Uken noen bestilte i mars, kommer som en overraskelse på personen som planlegger møtet i juni.

Slik vet du at du har krysset grensen

Tre ganske pålitelige tegn.

Noen har spurt "hvor mange dager har jeg igjen?" og det ærlige svaret tok mer enn ett minutt. To personer har bedt om overlappende datoer, og ingen oppdaget det før i ettertid. Eller: du har begynt å føre et sted nummer to — en e-postmappe, en chattetråd, en notis — hvor forespørsler venter til de kan føres inn i arket.

Det andre stedet er det virkelige varseltegnet. I det øyeblikket regnearket trenger et mellomlager, har det sluttet å være selve registeret og blitt en rapport.

Flytte et halvferdig år uten å skrive det inn på nytt

Dette er biten som stopper folk, og den tar ti minutter.

Eksporter arket ditt som CSV. Hvis det har en kolonne med navn og en kolonne med kvoter, er det teamet — ta med en overføringskolonne hvis dere fører det, og en kolonne som viser hvilke ukedager hver person jobber hvis noen jobber deltid.

Hvis du også har en liste over ferie som allerede er booket — et navn, en startdato, en sluttdato — eksporterer du det som en andre CSV-fil. Den lastes inn som fravær som allerede er lagt inn, matchet mot personer etter navn, og alle som finnes der men ikke på teamarket, blir lagt til i stedet for å bli utelatt.

Deretter setter du startdatoen for ferieåret og landet, og helligdagene fylles inn automatisk. Fra det punktet slipper du å telle selv. Og hvis du noen gang vil ha arket tilbake, eksporteres begge halvdelene som CSV igjen — noe det er fornuftig å sjekke før du stoler på noe med et ferieår.